Czy mamy szanse na cyfrową rewolucję w administracji publicznej?

Wyobraźmy sobie państwo na miarę XXI wieku. Administracja, działająca 24/7 online, zautomatyzowana i zintegrowana tak, że obywatel niemal nie widzi „papierologii”. Wszystkie sprawy – od założenia firmy po uzyskanie pozwolenia na budowę – załatwiasz przez internet w kilka minut, bez stania w kolejkach czy noszenia teczek dokumentów od okienka do okienka. Dane krążą między urzędami automatycznie, a system sam wypełnia formularze, prosząc obywatela tylko o niezbędne minimum informacji. Decyzje administracyjne zapadają błyskawicznie dzięki algorytmom (bez wspominania o AI) i jasnym regułom, a biurokracja została zredukowana do absolutnego minimum. To wizja nowoczesnego cyfrowego państwa – sprawnego, taniego i przyjaznego. Korzyści dla obywateli i państwa są nie do przecenienia: oszczędność czasu, wygoda oraz mniej zbędnych formalności, a przy tym większa przejrzystość działania władzy. Sprawnie działająca e-administracja stała się już fundamentem efektywnego państwa w krajach, które odważnie poszły drogą cyfryzacji. Liderzy Europy, tacy jak Malta czy Estonia, zdigitalizowali swoje urzędy. Tam obywatel rzadko musi cokolwiek załatwiać offline – większość spraw załatwi online o dowolnej porze.

Polska rzeczywistość

Niestety, koniec 2025 roku w Polsce wciąż bardziej przypomina minioną epokę niż cyfrową rewolucję. Choć mamy Profile Zaufane, ePUAP, mObywatela, a wiele usług przeniesiono do internetu, to do pełnej cyfrowej integracji wciąż nam bardzo daleko. Polska pozostaje cyfrowym średniakiem – w najnowszym światowym rankingu ONZ zajęliśmy 37. miejsce (spadek o trzy pozycje), a nasz e-government oceniono tylko trochę powyżej średniej światowej. Nawet w Europie ciągle gonimy czołówkę: nasz wynik usług cyfrowych (69 pkt) jest niższy od średniej UE (76 pkt), podczas gdy liderzy mają po 90 punktów i więcej. Mimo deklaracji polityków o „Polsce cyfrowej”, realia w urzędach bywają opłakane – w wielu wciąż króluje papier, pieczątka i „pan/pani z okienka”, a obywatel bywa odsyłany od Annasza do Kajfasza po kolejne zaświadczenia, zresztą każdy z nas odczuł to w mniejszym lub większym stopniu.

Przyczyną nie jest brak środków czy umiejętności – to wina ludzi. A konkretnie ludzi władzy. Polska klasa polityczna i część urzędnicza tylko pozornie wspiera pełną cyfryzację. W praktyce postęp ten zagraża ich utrwalonym interesom i układom. Cały obecny, ręczny system administracji to dla nich bezcenne narzędzie klientelizmu – maszynka do budowania zaplecza politycznego. Tysiące posad w urzędach państwowych i samorządowych można obsadzić „swoimi”: rodziną, znajomymi, działaczami partyjnymi, kochankami. Cyfrowe państwo odebrałoby im tę władzę rozdawania etatów, bo zautomatyzowana administracja potrzebuje znacznie mniej urzędników i działa według przejrzystych procedur, a nie uznaniowo. To proste: im bardziej sprawny i cyfrowy urząd, tym mniej stołków do obsadzenia. Nic dziwnego, że realna cyfryzacja postępuje opornie – rządzący każdej maści wolą zachować status quo, w którym to oni decydują, kto dostanie pracę i dostęp do publicznego koryta.

Spójrzmy na liczby, bo one obnażają hipokryzję tej sytuacji. Biurokracja w Polsce jest ogromna i wciąż puchnie co można zauważyć na przykładzie Urzędu Miejskiego w Drezdenku, czy Starostwa Powiatowego w Strzelcach Krajeńskich. Globalnie w 2024 roku w administracji publicznej pracowało niemal 446 tysięcy osób. Co gorsza, ta armia rośnie nawet wtedy, gdy rynek pracy w prywatnym sektorze się kurczy. Miniony rok przyniósł kolejny wzrost zatrudnienia we władzach publicznych, wbrew spadkowi liczby miejsc pracy w innych sektorach. Dziesiątki tysięcy nowych etatów urzędniczych to dziesiątki tysięcy lojalnych wyborców „kupionych” posadą. Administracja stała się miejscem do upychania krewnych i pociotków – nawet sami urzędnicy to przyznają. W badaniach co trzeci urzędnik mówi wprost, że nabór na stanowiska to fikcja, a ponad 20% przyznaje, że pracę dostało po znajomości. Dziennikarskie śledztwa malują podobny obraz: lokalne układy, nepotyzm i inne patologie to codzienność w wielu gminach i instytucjach publicznych (Na przykład zatrudnienie byłego Marszałka Województwa Lubuskiego w Szpitalu w Gorzowie bez konkursu). „Załatwianie posad swoim” stało się wręcz filozofią rządzenia – tak powszechną, że premier Donald Tusk publicznie przysiągł, iż nie dopuści, by ta filozofia wygrała w jego rządzie (cóż szkodzi obiecać). Skoro jednak trzeba składać takie deklaracje, to znaczy, że rak nepotyzmu toczy nasze państwo od dawna, niezależnie od opcji politycznej.

Cyfryzacja jest dla tych układów śmiertelnym zagrożeniem. Po co trzymać pięciu urzędników do stemplowania wniosków, skoro jeden system obsłuży wszystko szybciej i lepiej? Po co sekretarka „cioci z urzędu” miałaby przenosić papierowe teczki, jeśli dokumenty krążą automatycznie online? Dla obywatela i budżetu państwa cyfrowe usprawnienia to oczywista korzyść – ale dla beneficjentów obecnego systemu to utrata synekur i wpływów. Rosnące koszty wynagrodzeń urzędników dosłownie zjadają pieniądze, które mogłyby pójść na rozwój. Średnie pensje w administracji samorządowej przekroczyły w 2024 roku 8500 zł brutto miesięcznie (skok o ponad 1000 zł w rok!). Te podwyżki oznaczają miliardy złotych pochłaniane przez fundusz płac – miliardy, których brakuje na nowe drogi, szkoły, szpitale czy inwestycje w cyfrowe systemy usprawniające obsługę obywateli. Trzymanie rozdmuchanego aparatu urzędniczego ma swoją cenę, którą płacimy my wszyscy.

I co w związku z tym?

Możemy mieć Polskę nowoczesną, przejrzystą i efektywną, gdzie technologia służy obywatelom, a biurokracja nie pęta nam życia na każdym kroku. Mamy fachowców od IT, mamy pieniądze z UE na cyfryzację, mamy społeczeństwo gotowe na zmiany – Polacy chcą załatwiać sprawy urzędowe online zamiast tracić urlopy na odwiedzanie instytucji publicznych. To smutne i oburzające, że w 2025 roku cyfrowe państwo w Polsce wciąż pozostaje bardziej hasłem niż rzeczywistością. Czas zerwać z tym zaklętym kręgiem. Dopóki państwo nie wyrwie się z tego układu, cyfrowe państwo będzie tylko sloganem. Ale odpowiedzialność leży też po naszej stronie – jako społeczeństwo zbyt łatwo dajemy się wciągać w jałowe polityczne wojenki, które nie tylko odwracają uwagę od realnych problemów, ale też cementują ten prymitywny, patologiczny układ. To nasza bierność i przyzwolenie pozwalają, by interes polityczny dominował nad dobrem wspólnym.